Табличні процесори. Основні поняття

Главная —› Страничка студента  —› Учебно-методические материалы  —› Електронні таблиці Excel

Табличні процесори. Основні поняття.

MicroSoft  Excel.

План.

1. Основні сфери застосування електронних таблиць.
2. Основні можливості електронних таблиць.
3. Історія розвитку електронних таблиць.
4. Робоча книга і робочі листи Microsoft Excel.
5. Відмінності інтерфейсів різних версій Microsoft Excel.
6. Стрічка – головний елемент інтерфейсу програми:
7. Вкладки стрічки;
8. Елементи управління;
9. Вкладка Файл;
10. Панелі швидкого доступу;
11. Міні-панелі інструментів;
12. Рядок формул.

 

Перелік понять:  електронна таблиця, робоча книга, аркуш, рядок, стовпчик, комірка, адреса, інтерфейс, стрічка, вкладка, елемент управління, панель швидкого доступу, міні-панель інструментів, рядок формул.

 

Електронна таблиця(ЕТ) – діалогова система обробки даних, поданих у вигляді прямокутної таблиці, яка складається з рядків і стовпців.

Термін “Електронна таблиця” використовується як для власне електронних таблиць, так і для програм їхньої обробки(табличних процесорів).

Основні сфери застосування електронних таблиць:

• Розрахунки грошових обігів у фінансових операціях;
• Статистична обробка даних;
• Інженерні розрахунки;
• Математичне моделювання процесів.

 

Основні можливості електронних таблиць:

• Введення й редагування даних;
• Форматування таблиць;
• Управління даними і їх аналіз;
• Подання табличних даних у графічному вигляді;
• Обробка табличних даних за допомогою вбудованих функцій;
• Перевірка правопису;
• Попередній перегляд і друк;
• Макроси;
• Імпорт даних з інших програм.

 

Історія розвитку електронних таблиць

Перша програма електронної таблиці VisiCalc розроблена в 1979 р. у США для комп’ютерів типу Apple II.  У 1982 р. на ринку програмних продуктів для комп’ютерів типу IBM  з’явився табличний процесор Lotus 1-2-3  фірми Lotus Development, який інтегрував у своєму складі, крім звичайних інструментів, графіку та можливість роботи з системами управління базами даних . Успіх компанії Lotus призвів до посилення конкуренції, викликаної появою на ринку таких електронних процесорів, як PV Planner компанії Paperback Software та Quattro Pro компанії Borland International, які не поступалися за своїми можливостями процесору Lotus 1-2-3, але були дешевшими.

Наступний крок у розвитку електронних таблиць – поява у 1987 р. Процесора Excel фірми Microsoft. Ця програма у порівнянні з попередніми мала досконаліший графічний інтерфейс та меню, ширші функціональні можливості, кращу якість вихідної інформації. Розробникам Excel вдалося максимально полегшити користувачу освоєння програми та роботу з нею. У даний час табличний процесор Excel є лідером серед електронних таблиць

 

Microsoft Excel.

 

Для завантаження Microsoft Excel в ОС Windows необхідно активізувати Пуск\Програми\Microsoft Excel, або клацнути на кнопці Microsoft Excel панелі Microsoft Offіce. Для швидкого запуску Microsoft Excel можна винести ярлик цієї програми на робочий стіл або на Панель задач.

 

Microsoft Excel – система електронних таблиць, або табличний процесор, що використовується для проведення складних розрахунків, побудови діаграм, створення макросів та ін.

Для завантаження Microsoft Excel в ОС Windows необхідно активізувати Пуск\Програми\Microsoft Excel, або клацнути на кнопці Microsoft Excel панелі Microsoft Offіce. Для швидкого запуску Microsoft Excel можна винести ярлик цієї програми на робочий стіл або на Панель задач.

Робоча книга або книга –  основний документ ЕТ Microsoft Excel для зберігання даних.

Книга Microsoft Excel складається з окремих аркушів (іноді використають термін "робочий аркуш"). Знову створювана книга звичайно містить 3 аркуші. Аркуші можна додавати в книгу. Максимальна кількість аркушів не обмежено. Аркуші можна видаляти. Мінімальна кількість аркушів у книзі - один.

Аркуші в книзі можна розташовувати в довільному порядку. Можна копіювати й переміщати аркуші, як у поточній книзі, так і з інших книг.

Кожен аркуш має ім'я. Імена аркушів у книзі не можуть повторюватися.

Ярлики аркушів розташовані в нижній частині вікна Microsoft Excel.

Аркуші можуть містити таблиці, діаграми, малюнки й інші об'єкти. Можуть бути аркуші, що містять тільки діаграму.

Аркуш складається з комірок, об'єднаних у стовпці й рядки.

Аркуш містить 16384 стовпців. Стовпці йменуються буквами англійського алфавіту. Заголовок стовпця містить від одного до трьох символів. Перший стовпець має ім'я А, останній - XFD.

Аркуш містить 1048576 рядків. Рядки йменуються арабськими цифрами.

Кожна комірка має адресу (посилання), що складається із заголовка стовпця й заголовка рядка. Наприклад, самий лівий верхній комірка аркуша має адресу А1, а сама права нижня - XFD1048576. Крім того, комірка (або діапазон комірок) може мати ім'я.

Комірка може містити дані (текстової, числові, дати, час і т.п.) і формули. Комірка може мати примітку.

 

Одна з комірок таблиці виділена темною прямокутною рамкою. Це табличний курсор. Колонку, рядок і комірку, в якій знаходиться табличний курсор, називають відповідно активною або поточною колонкою, рядком, коміркою.

Вікно Microsoft Excel являється стандартним вікном Windows і містить типові для нього елементи. Специфічними елементами для вікна Excel є :

• рядок формули, який міститься  нижче панелі інструментів ;

У рядку формул зліва знаходиться поле з назвою поточної комірки та значення поточної комірки. Для того, щоб швидко досягти потрібної комірки, треба ввести її адресу в поле поточної комірки і натиснути Enter.

• рядок з назвами стовпців;
• рядок, який містить кнопки перемикання аркушів і ярлики аркушів(зліва від рядку горизонтального скролінгу).

При плануванні випуску системи 2007 Microsoft Office розробниками було поставлено завдання зробити основні застосування Microsoft Office зручнішими в роботі. В результаті був створений призначений для користувача інтерфейс Microsoft Office Fluent, який спрощує для користувачів роботу з додатками Microsoft Office і дає їм можливість швидше отримати кращі результати.

В попередніх випусках застосувань Microsoft Office для виконання своєї роботи користувачі використовували систему меню, панелей інструментів, діалогових вікон. Ця система працювала добре, коли в застосуваннях було обмежене число команд. Тепер, коли програми виконують набагато більше функцій, система меню і панелей інструментів працює не так добре. Надто багато програмних можливостей багатьом користувачам важко знайти.

Метою переробки дизайну призначеного для користувача інтерфейсу Office Fluent було спрощення для користувачів процедур пошуку і використання всього діапазону можливостей, що надаються цими застосуваннями. Крім того, передбачалося запобігти захаращуванню робочої області і, отже, відвернення уваги користувачів для того, щоб вони могли більше часу і енергія витрачати на свою роботу.

 

Стрічка (Лєнта)

Головний елемент інтерфейсу Microsoft Excel 2007 і подальших версій цієї програми є стрічкою, яка йде уздовж верхньої частини вікна кожного додатку, замість традиційних меню і панелей інструментів .

За допомогою стрічки можна швидко знаходити необхідні команди (елементи управління: кнопки, списки, що випадають, лічильники, прапорці і тому подібне). Команди впорядковані в логічні групи, зібрані на вкладках.

Замінити стрічку панелями інструментів або меню попередніх версій застосування Microsoft Excel не можна.

Проте аби збільшити робочу область, стрічку можна приховати (скрутити).

Для цього потрібно натиснути  кнопку Свернуть ленту, що розташована в правій частині лінії назв  вкладок.

Стрічка буде прихована, назви вкладок залишаться

Для використання стрічки в згорнутому стані клацніть по назві потрібної вкладки, а потім виберіть параметр або команду, яку слід використовувати. Наприклад, при згорнутій вкладці можна виділити текст в документі Excel, клацнути вкладку Главная і в групі Шрифт вибрати потрібний розмір шрифту. Після вибору розміру шрифту стрічка знову згорнеться.

Аби швидко скрутити стрічку, двічі клацніть ім'я активної вкладки. Для відновлення стрічки двічі клацніть вкладку.

Аби скрутити або відновити стрічку, можна також натиснути комбінацію клавіш Ctrl + F1.

В Microsoft Excel 2007 зміст стрічки для кожної вкладки був постійний і незмінний. Не можна було ні додати який-небудь елемент на вкладку, ні видалити його звідти. У нинішній версії (Microsoft Excel 2010) стрічку можна настроювати: перейменовувати і змінювати послідовність розташування постійних вкладок, створювати нові вкладки і видаляти їх, створювати, видаляти, змінювати розташування груп елементів на вкладках, додавати і видаляти окремі елементи та ін.

Для налаштування стрічки треба клацнути правою кнопкою миші в будь-якому місці стрічки і у контекстному меню вибрати команду Налаштування стрічки.

Налаштування стрічки проводиться в категорії Налаштування стрічки вікна Параметри Excel вкладки Файл. Для відновлення стандартних налаштувань стрічки натисніть кнопку Сброс і виберіть необхідну команду для відновлення тільки вибраної вкладки стрічки або для скидання всіх змін стрічки.

Зовнішній вигляд стрічки залежить від ширини вікна: чим більша ширина, тим детальніше відображуються елементи вкладки

Вкладки

По замовчуванню у вікні відображується сім постійних вкладок: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид.

Для переходу до потрібної вкладки досить клацнути по її назві (імені).

Кожна вкладка зв'язана з виглядом виконуваної дії. Наприклад, вкладка Главная, яка відкривається по замовчуванню після запуску, містить елементи, які можуть знадобитися на початковому етапі роботи, коли необхідно набрати, відредагувати і відформатувати текст. Вкладка Разметка страницы призначена для установки параметрів сторінок документів. Вкладка Вставка призначена для вставки в документи різних об'єктів. І так далі.

Крім того, можна відобразити ще одну вкладку: Разработчик:

1.Відкрийте вкладку Файл.

2.Виберіть команду Параметры.

3.У пункті Настройка ленты  встановіть відповідний прапорець.

На вкладці Разработчик зібрані засоби створення макросів і форм, а також функції для роботи з XML.

Файли і шаблони попередніх версій Excel могли містити призначені для користувача панелі інструментів. В цьому випадку при відкритті таких файлів в Excel 2010 з'являється ще одна постійна вкладка – Надстройки.

Ця вкладка містить елементи панелей інструментів, створених в попередніх версіях Excel. Кожна панель інструментів займає окремий рядок стрічки вкладки. Проте деякі елементи, що були на панелях інструментів, в Excel 2010 можуть бути відсутніми.

Стандартний набір вкладок замінюється при переході з режиму створення документа в інший режим, наприклад, Предварительный просмотр.

Окрім постійних, є цілий ряд контекстних вкладок, наприклад, для роботи з таблицями, малюнками, діаграмами і тому подібне, які з'являються автоматично при переході у відповідний режим або при виділенні об'єкту або встановленні на ньому курсору.

Наприклад, при створенні колонтитулів з'являється відповідна вкладка

В деяких випадках з'являється відразу декілька вкладок, наприклад, при роботі з діаграмами з'являються три вкладки: Конструктор, Макет і Формат.

При знятті виділення або переміщенні курсору контекстна вкладка автоматично ховається.

Не існує способів примусового відображення контекстних вкладок.

 

Елементи управління.

 

Елементи управління на вкладках стрічки об'єднані в групи, зв'язані з видом виконуваної дії. Наприклад, на вкладці Главная існують групи для роботи з буфером обміну, установки параметрів шрифту, установки параметрів абзаців, роботи із стилями і редагування.

Елементами управління є звичайні кнопки, кнопки, що розкриваються, списки, списки, що випадають, лічильники, кнопки з меню, прапорці, значки (кнопки) групи.

Кнопки використовуються для виконання будь-якої дії. Наприклад, кнопка Полужирный групи Шрифт вкладки Главная встановлює напівжирне зображення шрифту.

В деяких випадках натиснення кнопки викликає діалогове вікно.

Кнопки, що розкриваються, мають стрілку в правій або нижній частині. При клацанні по стрічці відкривається меню або палітра, в якій можна вибрати необхідну дію або параметр. Вибрана дія або параметр запам'ятовуються на кнопці, і для повторного використання не потрібно відкривати кнопку. Наприклад, можна клацнути по стрілці кнопки Граница групи Шрифт вкладки Главная і вибрати спосіб, вигляд і розташування межі. Аби ще раз призначити таку ж межу, не потрібно клацати по стрілці, досить клацнути по самій кнопці.

Для перегляду списку в межах стрічки можна користуватися кнопками Вперед і Назад. Але зазвичай список розвертають, для чого треба клацнути по кнопці Дополнительные параметры.

В більшості випадків можна, не відкриваючи списку, клацнути мишею в полі випадаючого списку, ввести значення необхідного параметра з клавіатури і натиснути клавішу Enter.

Лічильники використовують для встановлення числових значень будь-яких параметрів. Для зміни значення користуються кнопками лічильника Больше (Вверх) і Меньше (Вниз). Також значення в полі лічильника можна ввести з клавіатури і натиснути клавішу Enter.

Натиснення деяких кнопок не приводить до виконання будь-якої дії, а лише відображує меню, в якому слід вибрати потрібну дію

В деяких випадках вибір команди меню кнопки викликає діалогове вікно.

Прапорці використовуються для використання будь-якого параметра. Значок (кнопка) групи – маленький квадрат в правому нижньому кутку групи елементів у вкладці. Клацання по значку відкриває відповідне цій групі діалогове вікно або область завдань для розширення функціональних можливостей. Наприклад, значок групи Шрифт вкладки Главная відкриває діалогове вікно Формат ячейки.

Не кожна група має значок групи.

Для кожного елементу управління можна відображувати спливаючу підказку про призначення цього елементу. Для цього достатньо навести на нього і на деякий час зафіксувати покажчик миші

В деяких випадках в підказці відображується текст. Для отримання додаткових відомостей потрібно натиснути клавішу F1. В цьому випадку при натисненні клавіші F1 з'являється вікно довідкової системи з довідкою, що відноситься безпосередньо до вибраного елементу.

 

Вкладка (меню) "Файл"

Вкладка Файл завжди розташована в стрічці першої зліва. За своєю суттю вкладка Файл представляє собою меню.

Меню містить команди для роботи з файлами (Зберегти, Зберегти як, Відкрити, Закрити, Останні, Створити), для роботи з поточним документом (Відомості, Друк, Доступ), а також для настройки Excel (Довідка, Параметри).

Команди Зберегти як і Відкрити викликають відповідні вікна для роботи з файловою системою.

Команда Відомості відкриває розділ вкладки для установки захисту документа, перевірки сумісності документа з попередніми версіями Excel, роботи з версіями документа, а також перегляду та зміни властивості документа.

Команда Останні відкриває розділ вкладки зі списком останніх файлів, з якими працювали в Excel, в тому числі закритих без збереження.

Команда Створити відкриває розділ вкладки з шаблонами для створення нових документів

Команда Друк відкриває розділ вкладки для настройки та організації друку документа, а також попереднього перегляду документа.

Команда Зберегти та відправити відкриває розділ вкладки для відправки документа по електронній пошті, публікації в Інтернеті або в мережі організації та зміни формату файлу документа

Команда Довідка відкриває розділ вкладки для перегляду відомостей про встановлену версії Microsoft Office, перевірки оновлень, настройки параметрів Excel.
Команда Параметри відображає діалогове вікно Параметри Excel для настройки параметрів Excel

Кнопка Вихід завершує роботу з додатком.

 

Панель швидкого доступу

Панель швидкого доступу по замовчуванню розташована у верхній частині вікна Excel і призначена для швидкого доступу до часто уживаних функцій.

По замовчуванню панель має всього три кнопки: Сохранить, Отменить, Вернуть (Повторить) . Панель швидкого доступу можна налаштовувати, додаючи до неї нові елементи або видаляючи існуючі. Для налаштування цієї панелі:

1. Натисніть кнопку Настройка панели быстрого доступа.
2. В меню виберіть найменування необхідного елемента. Елементи, що помічені галочкою, вже присутні на панелі.

Для додавання на панель будь-якого елементу з будь-якої вкладки можна також клацнути по цьому елементу правою кнопкою миші і в контекстному меню вибрати команду Додати на панель швидкого доступу.

 

Для видалення елемента із панелі досить клацнути по ньому правою кнопкою миші і в контекстному меню вибрати команду Видалити з панелі швидкого доступу.

 

Для відновлення стандартного складу панелі швидкого доступу в розділі Панель быстрого доступа вікна Параметры натисніть кнопку Сброс и виберіть команду Сброс только панели быстрого доступа.

Міні-панелі інструментів

Міні-панелі інструментів містить основні найбільш часто використовувані елементи для оформлення тексту документа, малюнків, діаграм та інших об'єктів
На відміну від інших додатків Office 2010 (Word, PowerPoint та ін.) В Excel 2010 міні-панель не відображається автоматично при виділенні фрагмента листа. Для відображення панелі клацніть правою кнопкою по виділеній області.

Склад елементів міні-панелей інструментів постійний і незмінний.

Рядок формул

В Excel 2010 зручніше, ніж в попередніх версіях організована робота з рядком формул. 

Для перегляду і редагування вмісту виділеної комірки можна збільшити висоту рядка формул. Для цього клацніть по кнопці  Развернуть строку формул.

Якщо і в цьому випадку відображається не весь вміст комірки, можна скористатися полосою прокрутки.

Для того, щоб привести рядок  формул у попередній стан клацніть по кнопці Свернуть строку формул.

 

Література

1. О.Спиридонов, Работа в Microsoft Excel 2010, Учебный курс НОУ ИНТУИТ
2. Л.М.Дибкова
   Інформатика та комп’ютерна техніка: Посібник для студентів вищих навчальних закладів.– К.: - Видавничий центр „Академія”,2002. -320 с. (Альма-матер)
3. ГлинськийЯ.М.
   Практикум з інформатики. Навч. Посібник. 6-те вид. – Львів: Деол, СПД Глинський, 2003. – 224 с.

 

Контрольні запитання по темі:

1. Що являє собою електронна таблиця?
2. Перелічити основні сфери застосування електронних таблиць.
3. Перелічити основні можливості електронних таблиць.
4. Яким чином запускається Microsoft Excel?
5. Що таке книга в Microsoft Excel?
6. Що таке робочий аркуш в Microsoft Excel?
7. Які типи аркушів існують в Microsoft Excel?
8. Які дії можна виконувати з аркушами робочих книг?
9. Яка кількість аркушів може бути в робочій книзі?
10. Скільки рядків і скільки стовпців в кожному робочому аркуші?
11.  Що таке комірка ЕТ?
12. З чого складається позначення(адреса)  комірки ЕТ?
13. Що таке табличний курсор і активна комірка?
14.  Які специфічні елементи розташовані у вікні Microsoft Excel?
15.  Що є головним елементом інтерфейсу Microsoft Excel 2007 і подальших  
     версій?
16.  Як приховати Стрічку з екрану, щоб збільшити робочу область вікна Excel?
17.  Яким чином можна змінити налаштування Стрічки.
18.  Перелічити сім постійних вкладок Стрічки вікна Excel.
19. Для чого призначена вкладка Разметка страници Стрічки Excel?
20.  Яку вкладку можна додатково відобразити на Стрічці вікна Excel і яким чином?
21. Які засоби зібрані на вкладці Разработчик Стрічки Excel?
22. Навести приклади контекстних вкладок.
23.  Як організовані елементи управління на Стрічці Excel?
24. Для чого служить вкладка-меню Файл в Excel?
25. Для чого призначена панель швидкого доступу в Excel?
26.  Як можна налаштувати панель швидкого доступу Excel?
27. Для чого використовуються міні-панелі інструментів в Excel?
28.  Яким чином можна збільшити висоту рядка формул в Excel?

Главная —› Страничка студента  —› Учебно-методические материалы  —› Електронні таблиці Excel