Главная —› Страничка студента —› Учебно-методические материалы —› Темы для самостоятельного изучения —›
Робота з файлами. Створення і збереження файлів книг.
- Розглянути команди створення файлів книг;
- Розглянути всі команди збереження файлів книг, які використовуються в Excel;
- Розглянути особливості збереження документів Excel;
- Розглянути різні способи відкриття файлів в Excel;
- Формувати уміння створити нову книгу, зберегти її на диску і відкрити після завантаження Excel.
Студенти повинні знати:
- Команди створення файлів книг;
- Команди збереження файлів книг;
- Особливості збереження документів Excel;
- Команди відкриття файлів книг.
Студенти повинні вміти:
- Створювати нову книгу;
- Зберігати книгу Excel на диску;
- Встановлювати параметри авто збереження в Excel.
Перелік понять:
Книга, аркуш, шаблон, макрос, робоча область, типи файлів XLSX, XLSM для книг, автозавантаження.
План.
- Про файли Microsoft Office Excel 2010.
- Вікна для роботи з файловою системою в Excel 2010.
- Відкриття файлів:
- Відкриття файлів на комп'ютері користувача
- Відкриття файлів, отриманих через Інтернет
- Створення документу;
- Збереження документу:
- Збереження змін в існуючому файлі;
- Збереження змін у вигляді нового файлу;
- Збереження файлів в інших форматах;
- Особливості збереження документів Excel 2010 у форматі попередніх версій Excel;
- Перетворення файлів попередніх версій Excel у формат Excel 2010;
- Автозбереження;
- Перегляд двох книг
- Перегляд декількох книг
- Збереження режиму відображення декількох книг
Про файли Microsoft Office Excel 2010
В Microsoft Office 2010 прийнятий формат файлів, уперше використаний в Microsoft Office 2007. Цей формат заснований мовою XML. За замовчуванням документи, створювані в Excel 2010, як й в Excel 2007, зберігаються з розширенням імені файлу, що виходить шляхом додавання суфікса "x" або "m" до звичного розширення. Суфікс "x" указує на те, що XML-файл не містить макросів, а суфікс "m" - що XML-файл макроси містить. Таким чином, імена звичайних файлів Excel 2010 мають розширення xlsx, а не xls.
XML-формати надають цілий ряд переваг - не тільки для розроблювачів і створюваних ними продуктів, але також для окремих користувачів й організацій.
Файли автоматично стискуються, і в деяких випадках їхній розмір може скорочуватися на 75 відсотків у порівнянні з попередніми версіями Excel.
Формат забезпечує поліпшене відновлення ушкоджених файлів. Файли побудовані по модульному принципі, при якому різні компоненти даних зберігаються у файлі окремо друг від друга. Це дозволяє відкривати файли навіть при руйнуванні або ушкодженні якого-небудь компонента файлу (наприклад, діаграми або таблиці).
Забезпечується більше легке виявлення документів, що містять макроси. Файли, які зберігаються з розширенням xlsx, не можуть містити макроси, написані мовою VBA (Visual Basic для додатків) або елементи керування Active, отже, у них відсутня погроза безпеки, пов'язана з такого роду впровадженими кодами. Тільки файли, з розширенням xlsm можуть містити макроси мовою VBA й елементи керування Active, що зберігаються у відособлених частинах файлу. Різні розширення імен файлів дозволяють легко відрізняти файли, що містять макрос, від файлів, які його не містять, і полегшують виявлення антивірусними програмами файлів, що містять потенційно небезпечний код. Крім того, системні адміністратори можуть заблокувати документи, що містять небажані макроси або елементи керування, що підвищує безпека відкриття документів.
Слід відзначити, що з файлами нових форматів неможливо працювати в попередніх версіях Excel. Щоб можна було відкривати й змінювати файли Excel 2007 й Excel 2010 у більше ранніх версіях, варто завантажити необхідні конвертери файлів.
Вікна для роботи з файловою системою в Excel 2010
Численні вікна для роботи з файловою системою в Excel 2010, виглядають приблизно однаково. Зовнішній вигляд цих вікон залежить від операційної системи.
Розмір вікна можна змінити перетаскуванням його границь. При зменшенні розміру вікна можуть ховатися деякі його елементи.
У верхній частині вікна в полі зі списком, що розкривається відображається ім'я поточної папки й ім'я (імена) вище розташованих папок.
Поле Пошук призначено для пошуку файлів у поточній папці й у всіх вкладених папках.
Кнопки Назад і Далі дозволяють перейти до попередньої папки або повернутися в тільки що покинуту. Якщо клацнути по стрілці, розташованої праворуч від цих кнопок, з'явиться список всіх папок, які були відображені в поточному вікні.
Клацання по кнопці Впорядкувати викликає меню, що містить команди для роботи з файлами (Вирізати, Копіювати, Видалити й ін.), властивостями файлів, а також команди для настроювання зовнішнього вигляду вікна (Подання). Команди підлеглого меню Подання дозволяють відобразити або сховати Панель навігації (розташована в лівій частині вікна, Панель подробиць, призначену для відображення деяких властивостей файлу, Панель перегляду, призначену для попереднього перегляду файлу.
Кнопка Змінити подання призначена для вибору режиму відображення значків папок і файлів у вікні. Як й у Провіднику Windows може бути обраний один із семи режимів: Величезні значки, Великі значки, Звичайні значки, Дрібні значки, Список, Таблиця, Плитка, Уміст.
Область переходів, що іноді називається також Панель навігації, містить посилання на обрані папки користувача, бібліотеки, спеціальні папки Windows і папки комп'ютера. Працюють із Областю переходів так само, як у вікні провідника Windows.
Поле Ім'я файлу призначено для вказівки імені файлу при відкритті або збереженні.
Кнопка із вказівкою типу файлу відкриває меню, у якому можна вибрати тип файлу.
Вікно збереження документа, на відміну від інших вікон, має область властивостей документа. У ній можна вказати автора документа й ключові слова.
У цій же області є кнопка Сховати папки. Клацання по ній приховує Область переходів і відображає більше повний список властивостей документа. Для відображення всієї області властивостей, перетягнете вниз нижню границю вікна. Для заповнення властивостей документа клацніть мишею у відповідному полі й уведіть інформацію із клавіатури або витягніть із буфера обміну. Для відображення Область переходів клацніть по кнопці Огляд папок.
Відкриття файлів
Відкриття файлів на комп'ютері користувача
Для відкриття файлу виконаєте наступні дії.
- Перейдіть у вкладку Файл і виберіть команду Відкрити.
- У вікні Відкриття документа перейдіть до папки або бібліотеки, що містить потрібний файл, і клацніть два рази по значку файлу, що потрібно відкрити, або виділіть цей файл і натисніть кнопку Відкрити. При необхідності можна відкрити відразу кілька файлів однієї папки. Виділіть значки необхідних файлів і натисніть кнопку Відкрити.
Для відкриття одного з останніх файлів, з якими працювали в Excel, можна скористатися вкладкою Файл.
- Перейдіть у вкладку Файл і виберіть команду Останні, після чого відобразиться розділ Останні.
- Клацніть мишею по імені файлу, який треба відкрити.
Excel дозволяє відкривати файли різних форматів. За замовчуванням у вікні Відкриття документа відображаються тільки файли Excel. Для відкриття файлу іншого формату клацніть по кнопці, на якій зазначений тип файлів, що відкривають і виберіть необхідний формат або режим Всі файли.
Таким чином, наприклад, можна відкривати бази даних Access, текстові файли й ін. При відкритті файлів інших форматів може з'явитися запит на перетворення файлу.
При відкритті в Excel 2010 документа, створеного в Excel 2003, Excel 2002 або Excel 2000, автоматично включається режим сумісності, а в рядку заголовка вікна документа відображається напис Режим сумісності. Включення режиму сумісності не гарантує, що при роботі з документом не будуть використатися нові й розширені можливості Excel 2010, однак при спробі збереження такого файлу вийде вікно попередження зі списком несуміних елементів.
Відкриття файлів, отриманих через Інтернет
Файли, збережені з якого-небудь сайту, скопійовані з ftp-сервера або отримані по електронній пошті, потенційно можуть містити віруси й інші небезпечні вкладення й бути небезпечні для комп'ютера.
Такі файли відкриваються в режимі захищеного перегляду.
У даному режимі файл можна переглядати, копіювати його вміст із використанням буфера обміну, але не можна редагувати, змінювати оформлення або друкувати.
Якщо є впевненість у безпеці отриманого файлу й необхідність роботи з ним, натисніть кнопку Дозволити редагування в панелі повідомлень. Після цього з документом можна буде виконувати будь-які дії, як зі звичайним відкритим документом.
При наступному звертанні до цього файлу він буде відкриватися у звичайному режимі.
Створення документів
Новий документ створюється автоматично відразу після запуску Excel.
Новий порожній документ або документ на основі шаблона можна створити в процесі роботи.
- Перейдіть у вкладку Файл і виберіть команду Створити, після чого відобразиться розділ Створити.
- Для створення нового порожнього двічі клацніть по значку Новий документ або виділите цей значок і натисніть кнопку Створити.
- Для створення документа на основі шаблона, установленого на комп'ютері, клацніть по значку Зразки шаблонів. Переглядаючи список виберіть потрібний шаблон і двічі клацніть по його значку або виділіть цей значок і натисніть кнопку Створити. Для повернення в початок розділу Створити натисніть кнопку Додому.
- При наявності підключення до Інтернету можна звернутися до шаблонів, розташованим на сайті Microsoft Office. У розділі Шаблони Office.com клацніть по значку потрібної групи шаблонів, дочекайтеся, поки вони завантажаться. Передивляючись список, виберіть потрібний шаблон і двічі клацніть по його значку або виділіть цей значок і натисніть кнопку Завантажити.
- Для створення документа на основі одного з раніше використаних шаблонів клацніть по значку Останні шаблони. Виберіть потрібний шаблон і двічі клацніть по його значку або виділіть цей значок і натисніть кнопку Створити або Завантажити.
Збереження файлів
Збереження змін в існуючому файлі
Для збереження змін в існуючому файлі досить нажати кнопку Зберегти панелі швидкого доступу.
Збереження змін у вигляді нового файлу
Для збереження нового документа у вигляді файлу або існуючого документа у вигляді нового файлу (з іншим ім'ям й/або в іншій папці) виконаєте наступні дії.
- Перейдіть у вкладку Файл і виберіть команду Зберегти як.
- У вікні Збереження документа перейдіть до потрібної папки.
- У поле Ім'я файлу введіть (при необхідності) ім'я файлу (розширення імені вводити не слід) і натисніть кнопку Зберегти.
Збереження файлів в інших форматах
За замовчуванням всі файли зберігаються в тім же форматі, у якому були відкриті. Нові документи й файли Excel 2007 зберігаються у форматі Книга Excel, файли попередніх версій зберігаються у форматі Книга Excel 97 2003.
При збереженні можна змінити формат файлу. Для цього у вікні Збереження документа клацніть по кнопці із вказівкою типу файлу й у меню, що з'явився, виберіть необхідний формат.
Для перетворення (збереження) файлу в найбільш популярні формати можна скористатися й іншою процедурою.
- Перейдіть у вкладку Файл і виберіть команду Доступ, після чого відобразиться розділ Доступ. Натисніть кнопку Змінити тип файлу.
- У розділі Змінити тип файлу клацніть по кнопці з назвою потрібного формату.
- У вікні Збереження документа перейдіть у папку, у яку буде збережений файл, і вкажіть ім'я файл, що зберігається.
Особливості збереження документів Excel 2010 у форматі попередніх версій Excel
Багато можливостей Excel 2010 не підтримуються в більше ранніх версіях.
При збереженні документа, створеного в Excel 2010, у форматі Книга Excel 97-2003 у ньому будуть зроблені зміни.
Перед збереженням файлу у форматі Книга Excel 97-2003 можна перевірити, немає чи в поточному документі елементів умісту або оформлення, не підтримуваних у старих версіях Excel.
- Перейдіть у вкладку Файл і виберіть команду Відомості, після чого відобразиться розділ Відомості.
- Натисніть кнопку Пошук проблем й у меню, що з'явився, виберіть команду Перевірка сумісності.
- У вікні результатів перевірки сумісності буде відображений список несумісних елементів. Для продовження роботи натисніть кнопку Продовжити.
Нажавши кнопку Виберіть відображувані версії можна вибрати версії Excel, для яких проводиться перевірка: тільки Excel 97-2003, тільки Excel 2010 або для всіх попередніх версій.
Для того щоб надалі така перевірка здійснювалася автоматично при збереженні файлу встановите прапорець Перевірка сумісності при збереженні документів. У цьому випадку при кожній спробі збереження файлу буде з'являтися аналогічне вікно.
Для зручності список несумісних елементів можна скопіювати на окремий новий аркуш. Для цього у вікні Microsoft Excel - перевірка сумісності натисніть кнопку Копіювати на новий аркуш. Новий аркуш буде доданий у кінець книги.
Перетворення файлів попередніх версій Excel у формат Excel 2010
При збереженні файлу, створеного в одній з попередніх версій Excel, у файл Excel 2010, з'являється новий файл, а вихідний файл залишається в тій же папці. Замість цього можна перетворити файл таким чином, щоб файл формату Excel 2010 замінив старий файл.
- Перейдіть у вкладку Файл і виберіть команду Відомості, після чого відобразиться розділ Відомості.
- Натисніть кнопку Перетворити.
- У вікні попередження про можливі зміни в розмітці документа натисніть кнопку ОК. Для зручності подальшої роботи можна встановити прапорець Більше не ставити запитання про перетворення книг.
Закриття файлів
Для закриття файлу натисніть кнопку Закрити в рядку назви вікна Excel 2010.
Для закриття єдиного відкритого файлу без завершення роботи з Excel 2010 перейдіть у вкладку Файл і виберіть команду Закрити.
Для одночасного закриття всіх відкритих файлів і завершення роботи з Excel 2010 перейдіть у вкладку Файл і виберіть команду Вихід.
Якщо файл був змінений, але не збережений, то при його закритті з'являється відповідне попередження.
Натисніть кнопку Зберегти для збереження файлу з усіма внесеними на даний момент змінами.
Натисніть кнопку Не зберігати для відмови від збереження змін, внесених у файл із моменту останнього його збереження.
Натисніть кнопку Скасування для продовження роботи з файлом.
Якщо в процесі роботи з файлом від моменту останнього збереження змін до його закриття пройшло якийсь час (за замовчуванням 10 хвилин), то спрацьовує функція автозбереження документів Excel. У цьому випадку при закритті файлу також з'являється попередження.
Однак у цьому випадку, навіть якщо нажати кнопку Не зберігати, протягом декількох днів зберігається копія (чернетка) файлу в останній його редакції.
Автозбережену копію поточного файлу можна відкрити. Для цього
- Перейдіть у вкладку Файл і виберіть команду Відомості, після чого відобразиться розділ Відомості.
- Клацніть мишею по відповідному посиланню.
- Файл буде відкритий. При цьому буде відображена панель повідомлень.
Дану копію можна зберегти як окремий файл.
Можна в панелі повідомлень нажати кнопку Відновити, і тоді дана копія замінить поточну версію файлу.
При закритті файлу, створеного в старих версіях Microsoft Excel, навіть якщо в ньому не вироблялося ніяких дій, з'являється попередження про перерахування формул. Для збереження результатів перерахування варто нажати кнопку Так. Формат файлу при цьому не змінюється.
Робота з декількома відкритими файлами
Можна одночасно переглядати дві відкритих книги.
- У групі Вікно вкладки Вид натисніть кнопку Поруч.
- У вікні Порівняти поруч виберіть книгу, що буде відображатися одночасно з поточної, і натисніть кнопку ОК.
У вікні Excel дві книги будуть розташовані одна над іншою. Якщо книги не відобразилися поруч або відображувані книги займають не весь простір вікна Microsoft Excel, треба в групі Вікно вкладки Вид нажати кнопку Відновити розташування вікна.
У відображених книгах можна вибрати будь-які аркуші для перегляду. Для кожного аркуша можна встановити будь-який режим перегляду (Звичайний або Розмітка сторінки) і будь-який масштаб відображення.
Одночасно активним може бути тільки аркуш однієї із книг. Заголовок вікна активної книги виділений більше яскравим кольором, у ньому є кнопки керування вікном. Для переходу до вікна іншої книги варто клацнути в будь-якому місці цього вікна.
За замовчуванням кнопка Синхронне прокручування групи Вікно вкладки Вид уже натиснутий, що дозволяє при прокручуванні аркуша однієї книги одночасно прокручувати відображуваний аркуш іншої книги. Якщо такий режим не потрібний, кнопку варто нажати ще раз.
Для закінчення одночасного перегляду двох книг в групі Вікно вкладки Вид варто нажати кнопку Поруч.
Перегляд декількох книг
Одночасно можна відобразити всі відкриті книги.
- У групі Вікно вкладки Вид натисніть кнопку Впорядкувати все.
- У діалоговому вікні Розташування вікон виберіть спосіб упорядкування аркушів у вікні.
Звичайно використають розташування аркушів зверху вниз або ліворуч праворуч.
Одночасно активним може бути тільки аркуш однієї із книг. Заголовок вікна активної книги виділений більше яскравим кольором, у ньому є кнопки керування вікном. Для переходу до вікна іншої книги варто клацнути в будь-якому місці цього вікна. Для кожного аркуша можна встановити будь-який режим перегляду й будь-який масштаб відображення.
Збереження режиму відображення декількох книг
У деяких випадках доводиться часто звертатися до режиму відображення декількох книг або декількох аркушів однієї книги. Для того щоб можна було відновити роботу з тими ж розмірами й положеннями вікон, масштабом й іншими параметрами варто зберегти інформацію про параметри відображення.
- У групі Вікно вкладки Вид натисніть кнопку Зберегти робочу область.
- У вікні Зберегти робочу область зберегти цю інформацію як файл.
Файл робочої області не містить включені в неї книги, а є свого роду ярликом, що відкриває всі книги, збережені в робочій області. Файл має розширення .xlw і значок, відмінний від звичайного значка файлу Microsoft Excel. Ім'я файлу й місце його збереження ніяк не пов'язані з іменами й місцями розташування книг, що відкривають їм.
Контрольні питання:
- Які розширення мають файли Excel 2010 і чим відрізняються файли з різними розширеннями?
- Охарактеризувати вікна для роботи з файлами в Excel 2010.
- Якими способами можна створити документ в MicroSoft Excel?
- Якими способами можна зберегти документ в в MicroSoft Excel і чим ці способи відрізняються?
- Які параметри для збереження книги можна встановити і якою командою?
- Яка команда дозволяє зберегти поточний стан середовища Excel?
- Що дозволяє команда автозбереження ?
- Якими способами можна відкрити потрібний файл?
- Які елементи має вікно відкриття документа?
- Яким чином засобами Excel можна проводити пошук файлів у папках?
- Як в Excel швидко відкрити один з останніх файлів з яким працювали?
- Як відбувається перетворення файлів попередніх версій Excel у формат Excel 2010?
- Як відкрити для роботи декілька файлів Excel?
- Як одночасно можна відобразити всі відкриті книги?
- Як зберегти режим відображення декількох книг?