Главная —› Страничка студента —› Учебно-методические материалы —› Темы для самостоятельного изучения —›
Тема : Форматування таблиць.
- Розглянути питанням підвищення ефективності оформлення таблиць із використанням умовного форматування;
- Охарактеризувати застосування стилів і тем в Excel 2010.
Студенти повинні знати:
- Можливості умовного форматування;
- Процедури установки умовного формату і керування правилами;
- Команди роботи зі стилями і темами.4
Студенти повинні вміти:
• Використовувати команди умовного форматування;
• Користуватися стилями і темами при оформленні таблиць MS Excel.
Перелік понять:
Комірка, діапазон комірок,умовне форматування, середнє значення, стиль, тема, авто заповнення, кольорова схема.
План.
- Умовне форматування
- Виділення значень
- Виділення крайніх значень
- Форматування з використанням гістограми
- Форматування з використанням триколірної шкали
- Форматування з використанням набору значків
- Керування правилами умовного форматування
- Пошук комірок з умовним форматуванням
- Використання стилів
- Застосування теми
- Копіювання форматів
- 12.Копіювання автозаповнення
- Очищення (видалення) форматування
Умовне форматування
Про умовне форматування
Умовне форматування застосовують для виділення із загального масиву даних, що відповідають деяким умовам. Умовне форматування можна застосовувати як до даних, введених з клавіатури, так і до результатів обчислень. Найчастіше мовне форматування застосовують до числових даних.
Данні, що відповідають заданим умовам, виділяються спеціальними елементами оформлення або зміненим форматуванням(параметри шрифту, границі, заливання).
Умовний формат можна встановити для однієї комірки або діапазону комірок. На комірку або діапазон комірок можна накладати декілька різних умов.
Параметри формату, обумовлені накладеною умовою, неможливо змінити звичайними засобами.
Виділення значень
За допомогою умовного форматування можна виділити значення, що відповідають якій-небудь умові (більше, менше, між, дорівнює й ін.).
Для цього:
- Виділіть комірку або діапазон комірок.
- Клацніть по кнопці Умовне форматування групи Стилі вкладки Головна, у галереї виберіть команду Правила виділення комірок, а потім у підлеглому меню виберіть умову.
- Налаштуйте параметри умови й виберіть спосіб виділення. Назва й зміст вікна настроювання параметрів умови залежить від обраної умови. Наприклад, при виборі умови Між можна вказати мінімальне й максимальне значення, а також вибрати спосіб виділення.
При виборі умови Дата можна вибрати відношення виділюваних комірок до сьогоднішньої дати (Учора, Сьогодні, Завтра, За останні 7 днів і т.д.) і вибрати спосіб виділення)
Виділення крайніх значень
За допомогою умовного форматування можна виділити максимальні або мінімальні значення. Для цього:
- Виділіть комірку або діапазон комірок.
- Клацніть по кнопці Умовне форматування групи Стилі вкладки Головна, у галереї виберіть команду Правила відбору перших й останніх значень, а потім у підлеглому меню виберіть принцип відбору.
- Настройте параметри відбору й виберіть спосіб виділення.
Назва й зміст вікна настроювання параметрів відбору залежить від обраного принципу.
Форматування з використанням гістограми
Гістограми допомагають розглянути значення в комірці відносно інших комірок. Довжина гістограми відповідає значенню в комірці. Чим вона довше - тим вище значення.
Для форматування з використанням гістограми:
- Виділіть діапазон комірок.
- Клацніть по кнопці Умовне форматування групи Стилі вкладки Головна, у галереї виберіть команду Гістограми, а потім у підлеглому вікні виберіть колірне оформлення. При наведенні покажчика миші на обраний варіант оформлення спрацьовує функція попереднього перегляду, і фрагмент аркуша відображається із зазначеним оформленням.
Форматування з використанням триколірної шкали
Колірні шкали допомагають зрозуміти розподіл і розкид даних. Триколірна шкала допомагає зрівняти діапазон комірок шляхом використання градації трьох кольорів. Рівень яскравості кольори відповідає високим, середнім або низьким значенням. Наприклад, у червоно-жовто-зеленій шкалі можна вказати, що комірки з високими значеннями будуть зеленими, комірки із середнім значенням будуть жовтими, а комірки з низькими значеннями будуть червоними.
Використання триколірної шкали:
- Виділіть діапазон комірок.
- Клацніть по кнопці Умовне форматування групи Стилі вкладки Головна, у галереї виберіть команду Кольорові шкали, а потім у підлеглому вікні виберіть колірну схему. При наведенні покажчика миші на обираний варіант оформлення спрацьовує функція попереднього перегляду, і фрагмент аркуша відображається із зазначеним оформленням.
Форматування з використанням набору значків
Набір значків використається для анотування й класифікації даних по трьох-п'ятьох категоріях, розділених граничним значенням. Кожен значок відповідає діапазону значень. Наприклад, у наборі значків червона стрілка нагору відповідає високим значенням, жовта середня стрілка, спрямована убік, відповідає середнім значенням, а зелена стрілка вниз відповідає низьким значенням.
Для форматування з використанням набору значків:
- Виділіть діапазон комірок.
- Клацніть по кнопці Умовне форматування групи Стилі вкладки Головна, у галереї виберіть команду Набори значків, а потім у підлеглому виберіть набір значків. При наведенні покажчика миші на обираний варіант оформлення спрацьовує функція попереднього перегляду, і фрагмент аркуша відображається із зазначеним оформленням.
Керування правилами умовного форматування
Правила умовного форматування можна змінювати й видаляти.
- Клацніть по кнопці Умовне форматування групи Стилі вкладки Головна й виберіть команду Керування правилами.
- У вікні Диспетчер правил умовного форматування в поле списку Показати правила форматування для виберіть аркуш, для якого виробляються зміну правил.
- Виділіть правило, яке треба змінити й натисніть кнопку Змінити правило.
- У вікні Зміна правила форматування можна вибрати тип іншого правила, змінити умова й параметри форматування.
При наявності декількох правил для одного діапазону кнопками Вверх і Вниз можна змінити порядок їхнього застосування.
- Для видалення правила натисніть кнопку Видалити правило.
Для видалення відразу всіх правил умовного форматування у виділеному діапазоні або на аркуші клацніть по кнопці Умовне форматування групи Стилі вкладки Головна, виберіть команду Видалити правила, а потім у підлеглому меню потрібну команду.
Пошук комірок з умовним форматуванням
Для виділення всіх діапазонів аркуша, до комірок яких застосоване умовне форматування в групі Редагування вкладки Головна натисніть кнопку Знайти й виділити й у меню виберіть команду Умовне форматування.
Створення й оформлення "Таблиць"
Про таблиці
Дані, організовані на аркуші, можна оформити як "Таблицю". При створенні таблиці можна аналізувати її дані й управляти ними незалежно від даних за межами таблиці. На аркуші можна створити будь-яку кількість таблиць.
Таблиця може використатися для швидкого сортування, відбору, підсумовування або публікації даних, що втримуються в ній.
З іншого боку, наявність таблиці на аркуші й у книзі створює й деякі проблеми. Так, наприклад, таблицю не можна структурувати. Не можна використати й автоматичне підведення підсумків.
Створення таблиці
Таблиця звичайно створюється на основі наявних на аркуші даних.
- Виділіть будь-який комірку у діапазоні даних.
- Натисніть кнопку Форматувати як таблицю в групі Стилі вкладки Головна й виберіть стиль оформлення. Попередній перегляд у даній ситуації не працює.
- У поле вікна Форматування таблиці буде автоматично зазначений діапазон даних, що перетвориться в таблицю. При необхідності можна очистити поле й на аркуші виділити інший діапазон комірок з даними, які оформляються у вигляді таблиці. Натисніть кнопку ОК .
У результаті буде створена таблиця. У кожен стовпець автоматично додається значок автофильтра. Автоматично буде відображена контекстна вкладка Робота з таблицями/Конструктор.
Робота з таблицею
Крім звичайних інструментів, для роботи з таблицею можна використати елементи вкладки Конструктор. Ця вкладка автоматично з'являється при виділенні будь-якої комірки таблиці й також автоматично ховається при виділенні будь-якої комірки поза таблицею.
Можна застосувати до таблиці інший стиль оформлення:
- Виділіть будь-який комірку таблиці.
- Натисніть кнопку Експрес-стилі у вкладці Конструктор і виберіть стиль оформлення). Попередній перегляд у даній ситуації працює й таблиця відображається із зазначеним оформленням.
Для зміни стилю оформлення таблиці можна також нажати кнопку Форматувати як таблицю в групі Стилі вкладки Головна й вибрати стиль оформлення.
У вкладці Конструктор у групі Параметри стилів таблиці можна настроїти особливості параметрів оформлення таблиці.
Для включення або відключення рядка заголовків потрібно встановити або зняти прапорець Рядок заголовка.
Для включення або відключення підсумкового рядка потрібно встановити або зняти прапорець Рядок підсумків.
Для відображення спеціального форматування першого стовпця таблиці встановлюють або знімають прапорець Перший стовпець.
Для відображення спеціального форматування останнього стовпця таблиці встановлюють або знімають прапорець Останній стовпець.
Для різного відображення парних і непарних рядків з метою полегшення читання встановлюють або знімають прапорець Рядки, що чергуються(Чередующиеся строки). Відповідна команда є і для стовпців.
Використання стилів
Про стилі
Використання стилів забезпечує однаковість оформлення даних й комірок у всій книзі, дозволяє швидко встановлювати обраний набір параметрів форматування, а також миттєво змінювати оформлення всіх комірок, до яких застосований один стиль.
Стилем називається набір параметрів форматування даних й комірок: числовий формат; вирівнювання; шрифт; границя; заливання; захист. Стиль не обов'язково повинен містити в собі всі параметри форматування.
При зміні параметрів стилю автоматично змінюється оформлення всіх комірок, до яких застосований змінюваний стиль.
Для комірок, до яких застосований який-небудь стиль, можна застосовувати також і будь-яке інше оформлення. Параметри оформлення, установлені після застосування стилю, не будуть автоматично змінюватися при зміні стилю.
Стиль зберігається разом із книгою, у якій він створений. Стилі можна копіювати з однієї книги в іншу.
Застосування стилю:
- Виділіть комірку або діапазон комірок.
- Клацніть по кнопці Стилі комірок групи Стилі вкладки Головна й виберіть потрібний стиль. При наведенні покажчика миші на обираний стиль спрацьовує функція попереднього перегляду, і фрагмент аркуша відображається із зазначеним оформленням.
Зміна стилю
Зміну стилю можна почати ще при його створенні. Можна змінювати стиль і тоді, коли він уже створений і застосований.
- Виділіть комірку, оформлений змінюваним стилем.
- Клацніть по кнопці Стилі комірок групи Стилі вкладки Головна.
- У галереї стилів клацніть правою кнопкою миші за назвою змінюваного стилю й у контекстному меню виберіть команду Змінити.
- У діалоговому вікні Стиль натисніть кнопку Формат.
- У вкладках діалогового вікна Формат комірок встановіть параметри оформлення стилю.
- У діалоговому вікні Формат комірок (див. рис.10.20) натисніть кнопку ОК. У діалоговому вікні Стиль (див. рис.10.19) натисніть кнопку ОК.
Після зміни стилю автоматично зміниться оформлення всіх комірок, до яких був застосований змінюваний стиль.
Треба з обережністю змінювати стиль Звичайний, оскільки саме цей стиль установлений за замовчуванням до всіх комірок. Зміна стилю Звичайний приведе до зміни оформлення не тільки всіх комірок з даними, але й всіх порожніх комірок, у тому числі й в аркушах, що вставляють знову.
Видалення стилю
Із книги можна видалити будь-який стиль, як вбудований, так і користувацький, крім стилю Звичайний.
- Клацніть по кнопці Стилі комірок групи Стилі вкладки Головна.
- У галереї стилів клацніть правою кнопкою миші за назвою змінюваного стилю й у контекстному меню виберіть команду Видалити.
Стилі видаляються тільки з поточної книги. При створенні нової книги вона буде містити всі вбудовані стилі.
Скасувати видалення стилю неможливо.
Для відновлення в книзі вбудованих стилів можна створити нову книгу, а потім копіювати з її всі стилі.
Застосування теми
Про теми
Тема - набір уніфікованих елементів, що визначають зовнішній вигляд документа за допомогою кольорів, шрифтів і графічних об'єктів.
Можна легко й швидко відформатувати весь документ, додавши йому професійний і сучасний вид шляхом застосування теми документа. Тема документа являє собою набір варіантів форматування, що включають колірну тему (набір кольорів), тему шрифтів (набір шрифтів заголовків й основного тексту) і тему ефектів (набір ліній і заливань).
Застосування теми
Можна змінити тему документа, використовувану за замовчуванням, вибравши іншу заздалегідь певну або користувацьку тему документа.
У вкладці Розмітка сторінки клацніть кнопку Теми й виберіть тему документа. При наведенні покажчика миші на тему спрацьовує попередній перегляд і таблиця відображається із зазначеним оформленням.
При виборі теми виділяти які-небудь комірки немає необхідності. Параметри теми будуть застосовані до всіх аркушів книги.
Копіювання форматів
Копіювання формату за зразком
Найпростішим і найбільш швидким способом копіювання оформлення однієї комірки на інші комірки є використання кнопки Формат за зразком групи Буфер обміну вкладки Головна.
- Виділіть комірку, оформлення якої потрібно копіювати.
- Натисніть кнопку Формат за зразком.
- Після цього кнопка Формат за зразком залишиться натиснутою, а праворуч від покажчика миші з'явиться значок Копіювання формату.
- Виділіть комірку або діапазон комірок, для яких установлюється формат,що копіюється.
Запропонований спосіб придатний для однократного копіювання формату.
Якщо потрібно багаторазово застосовувати оформлення обраної комірки, то необхідно два рази клацнути по кнопці Формат за зразком (клацати треба швидко, щоб кнопка залишилася натиснутою), а потім виділяти різні фрагменти. Для закінчення копіювання формату натисніть клавішу Esc або кнопку Формат за зразком, щоб вона прийшла у звичайний стан.
Копіювання формату за зразком використають найчастіше при копіюванні оформлення в межах видимої частини одного аркуша. Але цей спосіб можна використати й для копіювання оформлення на інші аркуші й інші книги.
Копіювання автозаповненням
Копіювання автозаповненням використають при копіюванні оформлення однієї комірки на поруч розташовані комірки.
- Виділіть комірку з оформленням,що копіюється.
- Перетягніть маркер автозаповнення, як це робиться при звичайному автозаповненні. Спочатку всі комірки заповняться не тільки форматом, але й вмістом комірки, що копіюється.
- Клацніть по кнопці Параметри автозаповнення в правому нижньому куті області заповнення й виберіть команду Заповнити тільки формати.
Варто звернути увагу, що скористатися кнопкою Параметри автозаповнення можна тільки протягом деякого часу після копіювання. При виконанні деяких дій (збереження файлу, копіювання й вставка комірок й ін.) кнопка зникає, і скористатися копіюванням формату не вдасться.
Очищення (видалення) форматування
Можна видалити відразу всі параметри оформлення (числові формати, параметри вирівнювання, параметри шрифту, заливання, границі й т.д.).
- Виділіть комірку або діапазон комірок, для яких віддаляється оформлення.
- У групі Редагування вкладки Головна клацніть по кнопці Очистити й виберіть команду Очистити формати.
Література
- О.Спиридонов, Работа в Microsoft Excel 2010, Учебный курс НОУ ИНТУИТ
Контрольні запитання:
- Охарактеризувати можливості умовного форматування в програмі MS Excel.
- Як можна в MS Excel виділити значення, що відповідають якій-небудь умові?
- Як за допомогою умовного форматування можна виділити максимальні або мінімальні значення?
- Як відбувається умовне форматування з використанням гістограми?
- В чому сенс використання триколірної шкали при умовному форматуванні?
- Як відбувається умовне форматування з використанням триколірної шкали?
- В чому полягає форматування з використанням набору значків?
- Як відбувається умовне форматування з використанням з використанням набору значків?
- Як можна змінювати і видаляти правила умовного форматування?
- Як відбувається пошук комірок з умовним форматуванням?
- Для чого дані, організовані на аркуші, оформлюють як "Таблицю"?
- Як дані, організовані на аркуші, можна оформити як "Таблицю"?
- Як можна застосувати до таблиці інший стиль оформлення?
- Як можна настроїти особливості параметрів оформлення таблиці?
- Що дозволяє використання стилів в програмі MS Excel?
- Що називається стилем в в програмі MS Excel?
- Як застосувати стиль до діапазону комірок?
- Як змінити стиль в в програмі MS Excel?
- Як видалити стиль?
- Що таке тема в в програмі MS Excel?
- Як вибрати іншу тему для документа?
- Який найпростіший спосіб копіювання оформлення однієї комірки на інші комірки? Як він виконується?
- Що треба зробити, щоб багаторазово застосовувати оформлення обраної комірки?
- Коли використовується копіювання формату авто заповненням?
- Як відбувається копіювання формату авто заповненням?
- Як видалити форматування?
Главная —› Страничка студента —› Учебно-методические материалы —› Темы для самостоятельного изучения —›