Створення та використання звітів

Главная —› Страничка студента —› Учебно-методические материалы —› Темы для самостоятельного изучения

Тема 13: Створення і використання звітів.

Мета :

Охарактеризувати поняття звіту в програмі для роботи з базами даних MS Access;
Розглянути команди створення звітів в MS Access;
Формувати вміння створювати звіти в СУБД MS Access.

Студенти повинні знати:

• Призначення звітів в СУД MS Access;

• Основні команди роботи з звітами в MS Access.

Студенти повинні вміти:

• Створювати звіти у СУБД MS Access.

План.

Поняття про звіт.
Способи створення звітів.
Автозвіти.
Створення звіту за допомогою майстра.
Структура звіту.
Зміна структури звіту.

Перелік понять: система управління базами даних, СУБД Access, таблиця, звіт, фільтр, макет, конструктор, майстер.

Робота зі звітами

Звіти призначені для оформлення потрібних даних з бази даних згідно з вимогами стандартів чи замовника і виведення їх на папір. Їх можна побудувати на основі значень таблиць і запитів і розрахувати проміжні підсумки для груп значень.

Є такі засоби створення звітів:

1) конструктор (не для початківців);

2) майстер звітів;

3) авто звіт.

Є комбінований спосіб, який часто виявляється оптимальним: звіт створюють за допомогою майстра звіту, а пізніше дооформлюють вручну за допомогою конструктора.

Команди створення звітів розташовані на Стрічці на вкладці Створення у групі Звіти.

Автозвіти

Обравши вкладку Звіти(Отчеты) і натиснувши на кнопці Створити, ми одержуємо діалогове вікно «Новий звіт», що дозволяє створити звіт автоматично (діловий звіт), за допомогою «Майстра» або вручну.

Точно так само, як і з формами, із звітами зручніше знайомитися в режимі автоматичного створення. Створіть на основі будь-якої таблиці автозвіт у стовпчик або стрічковий. Операція настільки проста, що зводиться до одного натиснення лівої кнопки миші. Ассеss повинна «знати» усе необхідне про особливості принтера. Ці дані Ассеss одержує від операційної системи. Відповідно принтер у системі повинний бути встановлений. При відсутності принтера звіти створювати все-таки можна. Достатньо виконати програмну установку за допомогою команди операційної системи «Пуск -> Настройка -> Принтеры -> Установка принтера», після чого зареєструвати драйвер принтера або взяти його з гнучкого диска або обравши один із драйверів, що додаються до самої операційної системи.

Створення звіту за допомогою Майстра звітів

Майстер звітів працює в шість етапів.

1. Вибір таблиці або запитів, на яких звіт базується; вибір полів, відбиваних у звіті;

2. Вибір полів угруповання (рівнів й інтервалів угруповання);

3. Вибір полів і методів сортування;

4. Вибір структури звіту друкованого макета (блоковий, східчастий, вирівняний по лівому краї й т.п.)

5. Вибір стилю оформлення (із запропонованого списку);

6. На останньому етапі виконується збереження звіту під заданим ім'ям.

Складові частини звіту(не всі обов’язкові):

Заголовок. Інформація на початку першої сторінки.
Верхній колонтитул. Інформація на початку кожної сторінки(заголовки стовпців таблиць)
Область даних. Відображення даних із таблиць або запитів.
Примітка групи. Інформація в кінці групи даних(підсумок за групою)
Нижній колонтитул. (Інформація в кінці кожної сторінки(номер сторінки)
Область приміток звіту. Інформація в кінці останньої сторінки звіту (підсумкові обчислення по всім записам звіту).

За допомогою елементів керування у звіт можна додавати рисунки, діаграми, інші об'єкти. Дані редагувати у звіті не можна.

Структуру звіту можна змінити у режимі Конструктора. Редагування звіту в режимі Конструктора дуже подібно до редагування форм в режимі Конструктора. В цьому режимі всі об’єкти звіту можна перетягувати в інше місце за допомогою миші, змінювати розмір об’єктів, різні структурні частини можна розмальовувати різними кольорами, змінювати шрифти і їх розмір. Перемикаючи режими Конструктор і Попередній перегляд можна оглянути результати кожного кроку при зміні структури звіту.

Література:

Завадський І.О.
Основи баз даних.: Навч. Посіб./ І.О. Завадський. – К.:Видавець І.О. Завадський,2011. – 192 с.:іл.
Сайт http://office.microsoft.com
Л.М.Дибкова
Інформатика та комп’ютерна техніка: Посібник для студентів вищих навчальних закладів.– К.: - Видавничий центр „Академія”,2002. -320 с. (Альма-матер), стор.176-202
Глинський Я.М
Практикум з інформатики. Навч. Посібник. 6-те вид. – Львів: Деол, СПД Глинський, 2003. – 224 с.